World Café es una práctica diseñada para promover diálogos profundos, debates y colaboraciones significativas sobre temas importantes en grupos diversos. Se presenta como una herramienta excelente para fomentar procesos constructivos, la cocreación de conocimiento y el fortalecimiento de comunidades más cohesionadas y colaborativas.
Puede aplicarse en una amplia variedad de contextos, incluidos la educación, los negocios, el gobierno y organizaciones sin fines de lucro. Además, es un enfoque altamente adaptable que puede personalizarse fácilmente para satisfacer las necesidades y objetivos específicos de cada grupo.
Objetivos
La práctica de World Café generalmente se lleva a cabo con grupos de al menos 10 a 12 personas, quienes se dividen en pequeños equipos de 4 o 5 integrantes. No hay una definición estricta sobre el número máximo de participantes, siempre y cuando se organicen en grupos pequeños con números equivalentes.
Centrada en reunir a la gente en torno a una mesa para debatir un tema específico, la dinámica consiste en una serie de rondas de debate, cada una de ellas con un tiempo limitado, durante las cuales se anima a los participantes a compartir ideas, experiencias y perspectivas sobre el tema en cuestión. Después de cada ronda, algunos participantes se trasladan a otras mesas, mezclándose con nuevos grupos y aportando ideas y puntos de vista de la discusión anterior.
A lo largo de la práctica, los participantes suelen escribir o dibujar sus ideas en hojas de papel que se colocan en las mesas para compartirlas con los demás. Estas hojas suelen organizarse en «mapas de ideas» que ayudan a visualizar las conexiones entre las distintas perspectivas.
Requisitos
Los requisitos para que la práctica ocurra de forma productiva son:
Espacio
El espacio debe seleccionarse según el número de participantes y equipos formados. Es importante que sea cómodo y acogedor, con mesas y sillas que faciliten la interacción. Además, debe permitir una buena movilidad entre los diferentes espacios, para que las personas puedan desplazarse fácilmente entre las mesas durante las rondas de discusión. Para sesiones más largas, resulta útil ofrecer alimentos y bebidas para garantizar la comodidad y energía de los participantes.
Tiempo
Debe reservarse suficiente tiempo para cada ronda de discusión, así como para el movimiento entre mesas y la reflexión sobre lo discutido. Aunque originalmente está concebida para formato presencial, también es posible realizar esta práctica de manera remota utilizando plataformas de comunicación que permitan la creación de salas paralelas donde las personas participantes puedan trasladarse fácilmente de una sala a otra.
Participantes
La práctica es más efectiva cuando existe diversidad en las perspectivas y experiencias representadas. Por ello, es importante invitar a personas de diferentes contextos, culturas y niveles de experiencia. La participación activa y comprometida es esencial, por lo que quienes asistan deben ser personas dispuestas a compartir sus ideas y perspectivas, así como a escuchar las de los demás.
Temática
El tema central debe ser relevante y significativo para las personas participantes, de manera que se sientan motivadas a contribuir activamente, compartiendo sus ideas y perspectivas sobre la temática propuesta.
Mediación
La persona a cargo de la moderación debe contar con habilidades de facilitación para guiar las discusiones de manera productiva, mantener el enfoque en los objetivos de la sesión y ayudar a las personas participantes a sentirse cómodas compartiendo sus ideas. En sesiones con un número elevado de personas, este rol puede ser asumido por un equipo de moderadores que apoyen el proceso.
Materiales de soporte
Es útil contar con hojas de papel, marcadores y otros materiales para que los participantes registren sus ideas y las compartan. Además, estructuras como pizarras o flipcharts pueden usarse para registrar las ideas y discusiones de cada mesa. También puede considerarse el desarrollo de materiales impresos, como carteles y pósteres, que transmitan información clave, instrucciones para la sesión o preguntas principales a discutir.
Procedimientos
Para organizar una sesión de World Café se recomiendan los siguientes pasos:
- Definir el objetivo: es esencial tener claridad sobre el propósito de la sesión. ¿Qué se desea lograr? ¿Qué tipo de diálogo se espera fomentar? Establecer un objetivo claro ayudará a estructurar la sesión de manera más efectiva.
- Definir las preguntas clave: es importante diseñar preguntas abiertas y estimulantes que guíen las discusiones. Estas deben invitar a los participantes a reflexionar, compartir sus conocimientos e intercambiar ideas.
- Seleccionar a las personas participantes: deben elegirse en función de los objetivos y las preguntas clave. Es ideal contar con una mezcla diversa de personas que aporten diferentes perspectivas, experiencias y conocimientos.
- Seleccionar el lugar y ambiente: el espacio debe ser adecuado para el número de personas asistentes y las discusiones previstas. Es importante que sea cómodo y acogedor, con mesas y sillas dispuestas de forma que faciliten la interacción y el movimiento entre grupos.
- Preparar los materiales: se deben disponer los recursos necesarios, como hojas de papel, marcadores, pósteres y otros elementos útiles para registrar ideas. Es fundamental contar con un facilitador experimentado que oriente la dinámica y garantice el aprovechamiento máximo de la sesión.
- Organizar la logística: planificar aspectos como la programación, la disposición del espacio, posibles refrigerios o alimentos, y detalles de transporte. Todo debe estar pensado para que las personas asistentes se sientan cómodas y comprometidas.
- Evaluar la sesión: al finalizar, es importante realizar una evaluación para identificar fortalezas y aspectos a mejorar. Esto contribuirá a perfeccionar la metodología del World Café para futuras sesiones.
Aplicaciones
El World Café es una práctica altamente versátil que puede adaptarse a diversos contextos y objetivos:
- Experiencias de aprendizaje: para fomentar la cocreación de conocimiento, el pensamiento crítico y la reflexión conjunta.
- Entornos laborales: para estimular la colaboración, la innovación y fortalecer la cultura organizacional mientras se resuelven problemas complejos.
- Desarrollo sostenible: para crear conciencia sobre temas ambientales y proponer soluciones sostenibles para problemas locales y globales.
- Conferencias y eventos comunitarios: para promover diálogos constructivos sobre temas relevantes para la comunidad.
- Gobierno y organizaciones sin fines de lucro: para facilitar la participación activa de la comunidad en la toma de decisiones y resolución de problemas.
- Planeamiento urbano: para involucrar a la comunidad en la elaboración de planes de desarrollo urbano y decisiones sobre el futuro de la ciudad.
- Salud pública: para comprometer a la comunidad en la promoción de conductas saludables y encontrar soluciones a problemas de salud pública.
Ejemplo
Una organización necesitaba estimular el debate sobre la salud mental entre sus colaboradores y, además, recopilar percepciones, ideas y necesidades relacionadas con este tema. Por ello, se identificó la necesidad de implementar una práctica que promoviera un diálogo constructivo y colaborativo sobre la salud mental.
Se convocó a un grupo de 20 profesionales de diferentes áreas de la empresa para participar en una sesión de World Café con una duración de 60 minutos. Se eligió un espacio amplio dentro de las instalaciones de la empresa, organizado con cuatro mesas, cada una equipada con cinco sillas.
Al llegar al lugar, durante los primeros 10 minutos, se realizó una breve introducción al tema, se explicaron los objetivos de la dinámica y se respondieron preguntas sobre el funcionamiento de la práctica. A continuación, las personas participantes se dividieron en grupos de 5 y se reunieron en las mesas para iniciar la discusión.
La primera ronda, de 15 minutos, planteó la pregunta abierta: “¿Qué significa para ti la salud mental?”. Las personas participantes compartieron sus ideas y experiencias relacionadas con la salud mental y registraron sus aportes en hojas de papel dispuestas en la mesa. Tras esta primera discusión, algunas personas fueron invitadas a cambiar de mesa para compartir sus ideas e intercambiar perspectivas con otros grupos.
En la segunda ronda, también de 15 minutos, el enfoque cambió hacia soluciones prácticas con la pregunta: “¿Qué podemos hacer para apoyar la salud mental en nuestra organización?”.
A lo largo de la sesión, las ideas registradas por las personas participantes fueron organizadas en mapas visuales, lo que permitió compartirlas con todo el grupo, promoviendo una comprensión más profunda del tema y ayudando a identificar soluciones concretas.
Al final de la sesión, las y los participantes compartieron sus reflexiones y aprendizajes con el grupo general. Además, se identificaron acciones concretas para implementar mejoras en el ámbito de la salud mental dentro del entorno laboral.
Consejos para formato en línea
Aunque la práctica se estableció originalmente para formato presencial, con algunas adaptaciones es posible implementarla en formato remoto síncrono. Algunos consejos:
Herramientas: utiliza recursos tecnológicos adecuados para la comunicación, como Zoom, Microsoft Teams o Google Meet. Todos ellos permiten crear salas simultáneas que funcionarán como «mesas» y esto será relevante ya que las personas participantes necesitan moverse de una a otra con facilidad. El uso de plataformas como Miro, Jamboard y Padlet ayudan a la colaboración en tiempo real y a la toma de notas.
Adaptación: prepara tableros virtuales con la pregunta central y espacios para post-its o comentarios. Recuerda que las interacciones en línea pueden ser más lentas, así que planifica tiempo suficiente para los debates, las transiciones y los posibles problemas técnicos. Además, es importante establecer algunos descansos si la sesión va a ser larga y controlar el tiempo para mantener la energía y la concentración del grupo.
Facilitación: en cada sala, que funcionará como una mesa de World Café, se designará a una persona anfitriona para que facilite el debate, se asegure que participen todos y todas y se mantenga la atención en el tema. Esta persona también será responsable de resumir los puntos principales cuando cambien los grupos. Puede ser útil disponer de alguna persona adicional (o más) para ayudar con los problemas técnicos, guiar a los participantes a través de las herramientas o ayudar con la transición entre salas. Pide a los participantes que mantengan sus cámaras encendidas para crear una sensación de presencia e interacción.
Documentación: utiliza las herramientas de colaboración para documentar los resultados. Tras la sesión, comparte con los participantes un resumen de los debates y de las acciones o pasos siguientes.
Referencias
World Café
https://theworldcafe.com
El sitio oficial del World Café ofrece información completa sobre la metodología, incluidos guías para facilitadores, estudios de caso, recursos e información sobre capacitaciones y eventos.
Guia World Café Community
http://www.meadowlark.co/world_cafe_resource_guide.pdf
Escrito por Juanita Brown, este es un recurso práctico para llevar a cabo sesiones de World Café.
The World Café: Shaping Our Futures Through Conversations That Matter
https://theworldcafe.com/world-cafe-book
Este libro, escrito por Juanita Brown y David Isaacs, es una referencia fundamental sobre el World Café. Incluye estudios de caso, ejemplos prácticos y orientaciones sobre cómo aplicar esta dinámica en diversos contextos.