La práctica de los 5 Porqués o 5W2H es una herramienta de gestión utilizada para la planificación y consiste en responder una serie de preguntas.
El nombre original 5W2H toma en consideración las iniciales de las preguntas (en inglés), siendo cinco de ellas iniciadas con la letra ‘W’ y dos con la letra ‘H’. Estas preguntas orientan el detalle y la ejecución de las tareas: What (¿Qué se va a hacer?), Why (¿Por qué se va a hacer?), Where (¿Dónde se va a hacer?), When (¿Cuándo se va a hacer?), Who (¿Quiénes lo harán?), How (¿Cómo se va a hacer?) y How much (¿Cuánto costará hacerlo?).
Al responder estas preguntas, es posible crear un plan de acción detallado, identificando responsabilidades, plazos, lugares, justificaciones, métodos y recursos necesarios asociados a una iniciativa o proyecto. Esta práctica favorece el desarrollo y mejora de habilidades de planificación, análisis y resolución de problemas. Combinada con prácticas colaborativas para determinar los Ws y Hs en equipos, se generan oportunidades para el desarrollo y trabajo con habilidades y competencias transversales interpersonales.
Objetivos
En el contexto de la educación y formación profesional, la práctica de los 5 Porqués apoya el aprendizaje práctico y la preparación para el mundo laboral mediante la evaluación y la planificación para el desarrollo de soluciones a problemas reales. Además, también contribuye a los siguientes objetivos:
a) Aterrizar ideas y proyectos no suficientemente detallados y evaluar su viabilidad;
b) Desarrollar consensos o acuerdos dentro de los grupos o equipos en relación a cuál es la iniciativa a seguir y cómo se llevará a cabo;
c) Identificar las habilidades y competencias específicas que las y los estudiantes necesitan adquirir para desarrollar con éxito la iniciativa o proyecto;
d) Establecer metas individuales y colectivas para el desarrollo de esas competencias;
e) Definir actividades que permitan aplicar los conocimientos adquiridos en el desarrollo de iniciativas o proyectos;
f) Adoptar las herramientas y recursos adecuados, y desarrollar habilidades prácticas;
g) Organizar grupos o equipos de trabajo, promoviendo la colaboración y el intercambio de experiencias entre las y los estudiantes;
h) Determinar roles y responsabilidades en proyectos prácticos o actividades en equipo;
i) Aclarar los criterios de evaluación de las actividades y cómo se relacionan con los objetivos de la formación profesional;
j) Estimar el tiempo necesario para completar tareas y proyectos, ayudando a las y los estudiantes a gestionar mejor su tiempo.
Requisitos
Los requisitos para que la práctica ocurra de manera productiva son:
Espacio
La aplicación de esta práctica no requiere una estructura física específica, siendo bastante adaptable. Lo ideal es un espacio silencioso y libre de distracciones. Disponer mesas y sillas en formato de círculo para cada grupo o equipo facilita la comunicación visual y verbal entre los y las participantes. Proporcionar materiales para tomar notas en la mesa también facilita la articulación de ideas mediante la comunicación verbal, escrita y gráfica.
Tiempo
La duración varía según la complejidad del proyecto o tarea en análisis. No hay un tiempo fijo establecido, pero se puede considerar que para cuestiones más simples una hora es suficiente, mientras que para proyectos más grandes se pueden programar sesiones de hasta cuatro horas, considerando los descansos necesarios. También es posible realizar versiones asíncronas mediante herramientas digitales, lo que permite diversas configuraciones en términos de tiempo.
Participantes
Todos quienes se involucren en la ejecución de la tarea o proceso deben comprometerse con la dinámica. La cantidad de participantes puede variar, pero se vuelve más complejo cuanto mayor sea el número de participantes, debido a la necesidad de gestionar las diferentes perspectivas sobre las cuestiones centrales de la práctica.
Temática
Es importante tener un objetivo o problema específico en mente, ya que sin un enfoque claro la herramienta puede no ser eficaz para generar los resultados deseados. Además, debe estar la posibilidad de consultar contenidos, información y referencias que apoyen las respuestas a las preguntas y las posibles necesidades de toma de decisiones.
Mediación
Una persona facilitadora puede apoyar, manteniendo el enfoque del proceso, estimulando la participación de manera equitativa y gestionando el tiempo. No siempre es necesario contar con una persona mediadora, ya que este proceso puede ser auto organizado, dependiendo de las características de las y los participantes.
Materiales de apoyo
Es importante que las definiciones y decisiones se documenten en algún lugar para que todas y todos estén al tanto de las directrices y para revisiones futuras. Los recursos visuales, como pizarras y rotafolios (flipchart), pueden ser útiles para registrar ideas, elaborar el plan y visualizar los puntos discutidos. En algunos casos, puede ser beneficioso contar con un proyector, computadora o tableta para presentaciones, acceder a datos relevantes o utilizar herramientas digitales de planificación.
Procedimientos
En contextos de educación y formación profesional, esta práctica puede ser adoptada junto con otras metodologías o como parte de enfoques basados en trabajos colaborativos y desarrollo de proyectos. La práctica de los 5 Porqués sirve para la elaboración de planes de acción basados en siete preguntas fundamentales. Estas preguntas están diseñadas para garantizar una comprensión completa de una actividad o proyecto, desde su definición hasta su implementación. Se sugiere plantear las siguientes preguntas, preferentemente en este orden:
¿Qué? (what): para definir la acción o tarea que se realizará, siendo esencial especificar de manera clara y concisa lo que debe hacerse, ya sea un proyecto completo, una etapa del proyecto o una tarea específica;
¿Por qué? (why): para establecer la justificación o razón para realizar la acción, procurando determinar el “por qué” con el fin de ofrecer un propósito claro, ya sea resolver un problema, aprovechar una oportunidad o cumplir con un requisito específico;
¿Dónde? (where): para identificar el contexto en el que la acción tendrá lugar, ya que puede referirse a un lugar físico, un entorno virtual, un espacio específico u otro contexto relevante;
¿Cuándo? (when): para establecer un cronograma o plazo para la realización de la acción, definiendo una fecha de inicio y, si es aplicable, una fecha de finalización, asegurando que haya un período claramente definido para la ejecución;
¿Quiénes? (who): para definir las responsabilidades de ejecución, que pueden recaer en una persona, un equipo, un área específica o incluso una organización, garantizando que haya alguien a cargo y responsable del resultado;
¿Cómo? (how): para describir el método o proceso que se utilizará para realizar la acción, lo que puede implicar herramientas, técnicas, procedimientos u otra información que oriente la manera en que se ejecutará la tarea;
¿Cuánto costará? (how much): para estimar los costos asociados con la acción, que pueden incluir recursos financieros, materiales, tiempo u otros recursos que tengan un valor asociado.
Con las respuestas a estas preguntas, el equipo o las personas involucradas habrán desarrollado una comprensión compartida del problema y consensos sobre cómo avanzar. Además, dependiendo del tiempo dedicado a la práctica, contarán con una base sólida para un plan de acción simple o incluso un plan detallado y estructurado. Este plan puede ser documentado y utilizado como guía durante la ejecución, facilitando el seguimiento, la comunicación y la evaluación del progreso y los resultados.
Aplicaciones
Se trata de una práctica bastante versátil que puede aplicarse en diversas situaciones y contextos, tales como:
- desarrollo de proyectos: planificar y ejecutar proyectos prácticos o de investigación, asegurando que todos los aspectos del proyecto estén bien definidos y ejecutados;
- gestión del tiempo y organización: gestionar mejor el tiempo, estableciendo prioridades y cronogramas claros para tareas y estudios;
- resolución de problemas: al enfrentar desafíos prácticos o teóricos, los y las estudiantes pueden usar los 5 Porqués para desglosar el problema y encontrar soluciones más eficaces;
- preparación para prácticas: antes de comenzar una práctica, las y los estudiantes pueden usar la técnica para planificar sus actividades, establecer metas y definir sus responsabilidades;
- diagnóstico de una situación: como una herramienta de reflexión, evaluando qué funcionó, qué no funcionó y cómo pueden mejorar en el futuro;
- planificación de carrera: planificar los próximos pasos en la carrera, identificando sus metas, las habilidades necesarias, los recursos que necesitan, entre otros;
- desarrollo de habilidades sociales: al planificar actividades en grupo o equipo, definir claramente roles, responsabilidades y expectativas;
- planificación de eventos y actividades extracurriculares: para estudiantes involucrados en clubes, organizaciones o eventos estudiantiles, puede ser útil para organizar estas actividades;
- mejora de la comunicación: al incentivar que las y los estudiantes definan claramente sus objetivos, planes y responsabilidades, la técnica también puede ayudarlos a mejorar sus habilidades de comunicación.
Ejemplo
Contexto: un profesor que imparte clases en el área de Control y Procesos Industriales desea que las y los estudiantes analicen críticamente un proceso en busca de optimización. Para ello, presenta a los alumnos el escenario de una línea de producción que ha presentado ineficiencias, llevando a desperdicios de materia prima y tiempo. La misión de las y los estudiantes es identificar estas ineficiencias y proponer soluciones utilizando la práctica de los 5 Porqués.
Preparación: el docente divide la clase en grupos de cinco estudiantes y describe el escenario de un proceso industrial con detalles sobre la operación, entradas, salidas y los problemas observados, ofreciendo además documentación y datos de soporte sobre el tema.
Análisis: los estudiantes inician la investigación del proceso, identificando:
¿Qué? Definición clara de cuál es el problema;
¿Por qué? Identificación de las causas raíz del problema;
¿Dónde? Determinación de en qué parte(s) de la línea de producción ocurre el problema;
¿Cuándo? Identificación de momentos o bajo qué condiciones se manifiesta el problema;
¿Quién? Determinación de quién está involucrado en la ocurrencia del problema, quién se ve afectado por el problema y quién podrá ser responsable de implementar soluciones;
¿Cómo? Proposición de soluciones para el problema identificado;
¿Cuánto? Estimación de los costos o recursos necesarios para implementar la solución.
Presentación y reflexión: cada grupo prepara una presentación de sus hallazgos y soluciones propuestas, abordando cada punto de los 5 Porqués. Después de cada presentación, se permite un tiempo para preguntas y debates. Estudiantes y docentes ofrecen retroalimentación, alternativas y mejoras a las soluciones propuestas. Por último, se propone una discusión general sobre las lecciones aprendidas, los desafíos enfrentados y la importancia de enfoques estructurados, como el de los 5 Porqués, en la optimización de procesos industriales.
Consejos para realización en formato en línea
Algunos consejos para adaptar la realización de esta práctica en formato remoto utilizando recursos tecnológicos son:
Herramientas: use recursos tecnológicos adecuados para la comunicación, como Zoom, Microsoft Teams o Google Meet. Todos ellos permiten la creación de salas simultáneas donde diferentes grupos pueden trabajar, además de recursos de compartir pantalla, chat y grabación. Para el proceso colaborativo, plataformas como Miro, Mural o Jamboard ayudan con los registros.
Preparación: es importante que las herramientas sean probadas con antelación y que todos los participantes tengan acceso y estén capacitados en las herramientas necesarias. Proporcione una agenda clara, con enlaces, horarios y expectativas para cada sesión, además de tutoriales y videos para que puedan prepararse previamente.
Proceso: en sesiones que necesiten mucho tiempo, es importante establecer pausas regulares, ya que en general, en un entorno remoto, es más difícil mantener el compromiso continuo durante largos períodos.
Facilitación: en entornos remotos, la tarea de facilitación puede ser bastante necesaria, siendo importante que quien la realice esté comprometido/a y sea capaz de mantener el enfoque de los y las participantes. El formato remoto puede traer sorpresas, como problemas técnicos, y las personas de facilitación deben estar listas para adaptarse, ser flexibles y ofrecer soluciones y alternativas.
Referencias
Ferramentas da Qualidade na Prática de Marcia Rizzutto.
Este libro aborda la aplicación práctica de diversas herramientas de calidad en diferentes escenarios empresariales.
Gestão da Qualidade: Teoria e Casos de Vicente Falconi Campos
Referencia en calidad y gestión con varias herramientas desde una perspectiva práctica.
Ferramentas de Qualidade
https://ferramentasdaqualidade.org/5w2h/
Explicaciones sobre la práctica con indicación de una planilla para orientar el proceso.