O 5W2H é uma ferramenta de gestão utilizada para o planejamento e consiste em uma série de sete questões. Leva-se em consideração as iniciais das questões (em inglês), sendo cinco delas iniciadas com a letra ‘W’ e duas com a letra ‘H’. Essas questões orientam o detalhamento e a execução de tarefas: What (o que será feito?), Why (por que será feito?), Where (onde será feito?), When (quando será feito?), Who (por quem será feito?), How (como será feito?) e How much (quanto custará fazer?).
Ao responder a essas perguntas, é possível criar um plano de ação detalhado, identificando responsabilidades, prazos, locais, justificativas, métodos e recursos necessários associados a uma iniciativa ou projeto. Esta prática favorece o desenvolvimento e aprimoramento de habilidades de planejamento, análise e resolução de problemas. Combinada com práticas colaborativas para a determinação dos Ws e Hs em equipes, são geradas oportunidades para o desenvolvimento e o trabalho com habilidades e competências transversais interpessoais.
Objetivos
No contexto da educação profissional, a prática do 5W2H apoia a aprendizagem prática e a preparação para o mundo do trabalho por meio da avaliação e do planejamento para o desenvolvimento de soluções para problemas reais. Além disso, também auxilia nos seguintes objetivos:
a) baixar a terra e avaliar a factibilidade de ideias e projetos não suficientemente detalhados;
b) desenvolver consensos ou acordos á interna dos grupos ou equipes em relação a qual é a iniciativa a levara a frente e como isso será feito;
c) identificar as habilidades e competências específicas que os estudantes precisam adquirir para o desenvolvimento com sucesso da iniciativa ou projeto;
d) estabelecer metas individuais e coletivas para o desenvolvimento dessas competências;
e) definir atividades que permitam aplicar os conhecimentos adquiridos para o desenvolvimento de iniciativas ou projetos;
f) adotar as ferramentas e os recursos adequados e desenvolver habilidades práticas;
g) organizar grupos ou equipes de trabalho, promovendo a colaboração e a troca de experiências entre os estudantes;
h) determinar papeis e responsabilidades por tarefas em projetos práticos ou atividades em equipe;
i) esclarecer os critérios de avaliação das atividades e como eles se relacionam com os objetivos da formação profissional;
j) estimar o tempo necessário para a conclusão de tarefas e projetos, ajudando os estudantes a gerenciarem melhor seu tempo.
Requisitos
Os requisitos para que a prática ocorra de maneira produtiva são:
Espaço
A aplicação desta prática não requer uma estrutura física específica, sendo bastante adaptável.
O ideal é um espaço silencioso e livre de distrações. Dispor mesas e cadeiras em formato de círculo para cada grupo ou equipe facilita a comunicação visual e verbal entre todos os participantes. Disponibilizar materiais para tomar notas na mesa facilita também a articulação de ideias por meio de comunicação verbal escrita e gráfica.
Tempo
A duração varia conforme a complexidade do projeto ou tarefa em análise. Não há um tempo fixo estabelecido, mas pode-se considerar que para questões mais simples o tempo de uma hora é suficiente, enquanto para projetos maiores pode-se dispor de sessões de até quatro horas, considerando intervalos necessários. Versões assíncronas são possíveis também por meio de ferramentas digitais, permitindo várias outras configurações em termos de tempo.
Participantes
Todos os envolvidos na execução da tarefa ou no processo devem estar comprometidos com a dinâmica. A quantidade de participantes pode variar, mas torna-se mais complexo quanto maior o número de participantes, devido à necessidade de administrar as diferentes visões sobre as questões centrais da prática.
Temática
É importante ter um objetivo ou problema específico em mente, pois sem um foco claro a ferramenta pode não ser eficaz na geração de resultados desejados. Além disso, deve haver a possibilidade de consultas em conteúdos, informações e referências que possam apoiar as respostas às questões e possíveis necessidades de tomada de decisão.
Mediação
Uma pessoa facilitadora pode apoiar, mantendo o foco do processo, estimulando a participação de forma equitativa e gerenciando o tempo. Pode não ser necessário ter uma pessoa realizando a mediação, pois esse processo, dependendo das características dos participantes, pode ser auto-organizado.
Materiais de suporte
É importante que as definições e decisões sejam documentadas em algum lugar, para que todos estejam cientes dos direcionamentos e para revisões futuras. Recursos visuais, tais como lousas e flipchart, podem ser úteis para registrar ideias, elaborar o plano e visualizar os pontos discutidos. Em alguns casos, pode ser benéfico ter um projetor, computador ou tablet para apresentações, acessar dados relevantes ou usar ferramentas de planejamento digitais.
Procedimentos
A prática Phillips 66 é uma estratégia de discussão colaborativa que promove a participação ativa dos participantes e facilita o compartilhamento de ideias em um curto período de tempo. Para esta prática são recomendados os seguintes procedimentos.
Aplicações
Trata-se de uma prática bastante versátil que pode ser aplicada em diversas situações e contextos, tais como:
desenvolvimento de projetos: planejar e executar projetos práticos ou de pesquisa, garantindo que todos os aspectos do projeto sejam bem definidos e executados;
gestão de tempo e organização: gerenciar melhor o tempo, estabelecendo prioridades e cronogramas claros para tarefas e estudos;
resolução de problemas: ao enfrentar desafios práticos ou teóricos, os estudantes podem usar o 5W2H para desmembrar o problema e encontrar soluções mais eficazes;
preparação para estágios: antes de iniciar um estágio, os estudantes podem usar a técnica para planejar suas atividades, estabelecer metas e definir suas responsabilidades;
diagnóstico de uma situação: como uma ferramenta de reflexão, avaliando o que funcionou, o que não funcionou e como podem melhorar no futuro;
planejamento de carreira: planejar os próximos passos na carreira, identificando suas metas, as habilidades necessárias, os recursos de que precisam, entre outros.
desenvolvimento de habilidades sociais: ao planejar atividades em grupo ou equipe, definir claramente papéis, responsabilidades e expectativas;
planejamento de eventos e atividades extracurriculares: para estudantes envolvidos em clubes, organizações ou eventos estudantis, pode útil para organizar essas atividades.
aprimoramento da comunicação: ao incentivar que os estudantes definam claramente seus objetivos, planos e responsabilidades, a técnica também pode ajudá-los a melhorar suas habilidades de comunicação.
Exemplo
Contexto: um professor que ministra aulas na área de Controle e Processos Industriais deseja que os estudantes analisem criticamente um processo em busca de otimização. Para tanto, apresenta aos alunos o cenário de uma linha de produção que tem apresentado ineficiências, levando a desperdícios de matéria-prima e tempo. A missão dos estudantes é identificar essas ineficiências e propor soluções utilizando a prática 5W2H.
Preparação: o professor divide a turma em grupos de cinco estudantes e descreve o cenário de um processo industrial com detalhes sobre a operação, entradas, saídas e os problemas observados, sendo oferecidos ainda documentações e dados de suporte sobre o assunto.
Análise: os estudantes iniciam a investigação do processo, identificando:
O que? Definição clara de qual é o problema;
Por que? Identificação das causas raízes do problema;
Onde? Determinação de em qual(is) parte(s) da linha de produção o problema ocorre;
Quando? Identificação de momentos ou sob quais condições o problema se manifesta;
Quem? Determinação de quem está envolvido na ocorrência do problema, quem é afetado pelo problema e quem poderá ser responsável por implementar soluções;;
Como? Proposição de soluções para o problema identificado;;
Quanto? Estimativa de custos ou recursos necessários para implementar a solução.
Apresentação e reflexão: cada grupo prepara uma apresentação de suas descobertas e soluções propostas, abordando cada ponto do 5W2H. Após cada apresentação, permite-se um tempo para perguntas e discussões. Estudantes e professores oferecem feedback, alternativas e aprimoramentos às soluções propostas. Por fim, propõem-se uma discussão geral sobre as lições aprendidas, os desafios enfrentados e a importância de abordagens estruturadas, como o 5W2H, na otimização de processos industriais.
Dicas para formato on-line
Algumas dicas para viabilizar a prática em formato on-line:
Ferramentas: use recursos tecnológicos adequados para comunicação, tais como Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet. Todas elas permitem a criação de salas simultâneas em que diferentes grupos podem trabalhar, além de recursos de compartilhamento de tela, chat e gravação. Para o processo colaborativo, plataformas como Miro, Mural, ou Jamboard ajudam nos registros.
Preparação: é importante que as ferramentas sejam testadas com antecedência e que todos os participantes tenham acesso e sejam capacitados nas ferramentas necessárias. Forneça uma agenda clara, com links, tempos e expectativas para cada sessão, além de tutoriais e vídeos para que possam se preparar previamente.
Processo: em sessões que precisem de bastante tempo, é importante estabelecer pausas regulares, uma vez que em geral, em um ambiente remoto, é mais difícil manter o engajamento contínuo por longos períodos
Facilitação: em ambientes remotos, o papel do facilitador pode ser bastante necessário, sendo importante que este seja engajado e capaz de manter o foco dos participantes. O formato remoto pode trazer surpresas, como problemas técnicos, e as pessoas facilitadoras devem estar prontas para se adaptar, flexibilizar e oferecer soluções e alternativas.
Referências
Ferramentas da Qualidade na Prática de Marcia Rizzutto.
Esse livro aborda a aplicação prática de diversas ferramentas da qualidade em diferentes cenários empresariais.
Gestão da Qualidade: Teoria e Casos de Vicente Falconi Campos
Referência em qualidade e gestão com várias ferramentas sob uma perspectiva prática.
Ferramentas de Qualidade
https://ferramentasdaqualidade.org/5w2h/
Explicações sobre a prática com indicação de planilha para orientar o processo